Rekruttering og fastholdelse af frivillige

Frivillige er fundamentet i enhver forening. Uden dem kan det være svært at omsætte bestyrelsens visioner til konkrete aktiviteter og skabe den kultur, der kendetegner klubben. I denne guide finder I inspiration til, hvordan I kan tiltrække og fastholde frivillige i jeres forening.

Forskellige typer frivillige

Idrætsforeninger rummer mange former for frivillige: Bestyrelsesmedlemmer, trænere, stævneafviklere, arrangementstovholdere, kagebagere, tovaskere og mange flere. De forskellige frivilligroller kræver forskellige kompetencer, motivationsfaktorer og grader af tilknytning. Derfor er det vigtigt at se den enkelte og tage hensyn til både behov og ressourcer, når I rekrutterer og fastholder frivillige.

Nye frivillige? Bare spørg!

Selvom det kan virke vanskeligt at finde frivillige, viser en ny undersøgelse fra Idrættens Analyseinstitut, at rigtig mange gerne vil bidrage – hvis de blot bliver spurgt direkte, og opgaven er tydeligt defineret.

Klare og tydelige opgaver

Giv de frivillige en præcis beskrivelse af, hvad opgaven går ud på:

Hvad er formålet?
Hvem gavner indsatsen?
Hvilke muligheder findes der?

Husk, at frivilliges ønsker og livssituationer kan ændre sig over tid. Hvis I vil fastholde dem, er det derfor vigtigt løbende at justere opgaver og forventninger. Bestyrelsen kan med fordel skabe et overblik over sæsonens opgaver og for hver opgave beskrive:

En konkret opgavebeskrivelse
Et estimat for tidsforbrug
Eventuel honorering

Inspiration til opgavebeskrivelser findes blandt andet i værktøjet Action Cards.

Afhold arrangementer

Mange frivillige drives af fællesskab og følelsen af ejerskab over foreningen. Sociale arrangementer kan derfor både styrke tilhørsforholdet og gøre det lettere at introducere nye frivillige. Eksempler kan være:

Forældreaftener, der giver indblik i klubbens aktiviteter og kan motivere forældre til at engagere sig
Fællesspisning for nuværende og potentielle frivillige
Klubarrangementer, som generelt styrker frivilligkulturen

Kommunikation

Selvom det virker indlysende for bestyrelsen, er det ikke alle forældre og medlemmer, der ved, at foreningen bygger på frivilligt arbejde. Tydelig kommunikation kan derfor være afgørende. I kan blandt andet:

Udddele brochurer eller opsætte informerende plakater
Tale med forældre ved afhentning af børn
Sige tak til frivillige ved arrangementer, hvor både anerkendelse og rekruttering kan gå hånd i hånd
Dele gode historier om frivillighed i lokalmedier
Bruge en positiv tone, når I efterlyser frivillige

Anerkendelse

Vis, at klubben bakker op om de frivillige – både ved at være synlige ude i aktiviteterne og ved løbende at sende opmuntrende hilsner.
Det kan også være effektivt at fortælle om frivilliges indsats gennem artikler på hjemmesiden eller opslag på sociale medier.

Udviklingsmuligheder

Frivillige skal have mulighed for at udvikle sig inden for foreningens rammer. Det kan være ved at få nye ansvarsområder, stå i spidsen for projekter, afprøve nye idéer eller blive leder for andre frivillige. Udviklingsmuligheder skaber både motivation og fastholdelse.

Værktøjer

1) Frivillighedsstrategi

En frivilligstrategi kan være med til at understøtte jeres arbejde med at rekruttere og fastholde frivillige i jeres forening. Det kan være en god idé, at I som bestyrelse udarbejder en frivilligstrategi, som kan tydeliggøre, hvordan I som forening vil arbejde med at rekruttere og fastholde frivillige. DIF har lavet et gør-det-selv værktøj til, hvor I som bestyrelse kan udarbejde en konkret frivilligstrategi, som I kan downloade her: frivilligestrategi

2) Udpeg en frivilligansvarlig

Det kan være en god idé, at I i jeres bestyrelse udpeger en frivilligansvarlig, som har de frivillige som primært ansvarsområde.

I værktøjet kan du læse om; uden frivillige – ingen forening, hvad laver en frivilligansvarlig, samt kom godt i gang som frivilligansvarlig. Hent folderen her.

3) Få flere frivillige kræfter med action cards

Få beskrevet opgaverne I har i jeres forening, så de nemmere kan uddeles til frivillige – også udenfor bestyrelsen. Få inspiration til at lave Action Cards i dette DIF værktøj.

Action Cards er en måde, hvorpå man kort og præcist definerer de opgaver, der skal løses af frivillige. Når man laver Action cards er det centralt at man skære opgaverne ud i meget små og overskuelige dele.

Identificer opgaverne

For at lave brugbare Action Cards kræver det i første omgang at klubben får defineret deres opgaver. En ide til processen kunne være, at lave en temaaften hvor bestyrelse, spillere og forældre mødes og gennemgår følgende punkter:

Lav en brainstorm på alle opgaver, der er brug for at løfte i løbet af en sæson
Brug Årshjulet som hjælp til at identificere opgaverne
Del jer ud i mindre arbejdsgrupper og fordel de opgaver der skal beskrives mellem jer

Beskriv opgaverne udførligt

Saml alle opgaverne i et fælles dokument

Det tager lidt tid første gang I får defineret jeres opgaver, men det vil fremadrettet gøre det nemmere at synliggøre og fordele opgaverne til jeres frivillige. Det er vigtigt, at opgaverne er konkret beskrevet og indeholder en beskrivelse af omfang, deadline og eventuelle kompetencer. Overvej og beskriv følgende:

Opgavebeskrivelse – hvad, hvor, hvornår, hvorfor, hvordan?
Er det en enkeltstående opgave eller kontinuerlig i løbet af sæsonen?
Deadline på opgaven
Tidsestimat – tager det én time eller 10?
Kræver opgaven nogle specifikke kompetencer? Fx excel, juridiske. Det kan også være en idé at beskrive, hvis opgaven INGEN kompetencer/erfaringer kræver.

Eksempler på opgaver der kan uddeles til jeres frivillige:

Bage kage til klubarrangement
Forældremøder
Hjælp til trænere før og efter træning
Kørsel
Hjemmeside
Julefest / afslutningsfest